金平先生流 仕事の生産性向上の方法  効率化 合理化 生産性アップ


自慢で恐縮だけど、私は、会計士としても、税理士としても、仕事をする上で、生産性が平均より高いという自負がある。

例えば、今は、仕事の半分以上は、税理士業務をしめているが、依頼者数は、数十件で、記帳代行の割合も多いが、今のところ、順調に仕事を提供できている。(立て込むときは、少しおくれますが、すみません!クライアント皆様!)

また、以前は、監査法人に勤務していた時代、そして、今では、非常勤での監査においても、業務遂行の生産性は高く、当初計画上、振られた仕事以上の仕事をこなせていたし、今も、そう思っている。

そして、仕事の合間に、このブログを更新したり、ジムにいったり、クライアント食事にいったり、家族に会いにいったり、友人と食事したい、勉強したり、十分に睡眠時間を確保したり。

生産性を高めないと実行できない。

ちなみに、私が思う仕事の生産性とは、一定以上の品質の納品物を、効率的に、効果的に提供する能力、だと考えている。

また、仕事の生産性とは、一定以上の品質の納付物を、適正価格で、適切な期間内に提供dけいる能力、でもあると考えている。

品質が十分でも高すぎると、バリューは高いとはいえないからだ。

このような仕事の生産性を高めることは、特に、何かと忙しい経営者においては必須の能力だと思う。

ちなみに、私個人としては、もっともっと自分の生産性を高めたいと思っている。

なぜなら、より多くの人に、自分に仕事を依頼してよかった、幸福になった等を感じて頂ける方が増えたらいいと思うから。

それはさておき、では、私が、どのように仕事をしているのか、ご紹介したい。

1 やらなければならないことを、常に、書き出している(To Do リスト化)

これは、監査法人時代から今もなおずっと変わらない仕事の仕方であるが、とにかく、やらなければならないことを思いついた時に、必ずメモ等に書き出して、リスト化していること。

こうすることで、まず、やり忘れというリスクが防げる。

ちなみに、やり忘れて、期限内にできなかったという状況は、信頼を低下させるため最もしてはいけないことの一つだが、リスト化することで、多くが防げる。

あと、最近は、日々、やるべき事項の優先順位が変更になるケースも多いので、書き出す紙は、A4の紙ではなく、付箋に書き出すようにしている。

そして、実施した付箋は、捨てる。

この点、紙に書き出すと、実施したことを消していくことになるが、未実施事項については、実施するまでは、次の新しい紙に繰り越す必要があるが、それ自体が面倒で、非効率なので、リストは、付箋に書き出し、実施した捨てる、この繰り返しだ。

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2 毎日のTo Do リストを立てる

1が中長期的なやるべきリストだとすると、その中から、今日一日のやるべきリストを、毎日選び、計画化し、実践する。

その際には、やはり非効率になっていないかという視点が重要である。

また、明日以降の計画との効率性も勘案する。

例えば、明日、どこどこへ外出する計画があるのであれば、その経路に、買い物をする場所がないか、買うべきものがあるのか?と考え、また、その近くに、別の仕事はないか、と考える。

ちなみに、私は、外出の用事は、当然、ある日にまとめる傾向がある。

例えば、お隣の石川県に行く際には、その日に、石川県で会わないければならいない方がいる場合には、その日にあえないか調整してもらう。

また、以前もご紹介したが、買い物に行く際にも、必ず、買うべきものを外出前に考えるし、買い物のルートも考える。

買い忘れと、非効率なルートを回ることで、時間を無駄にはしたくないからだ。

当然と言えば当然だけれども、意外と皆さん、できていないでしょ?

3 やりたくないことを明確化し、断る

これはできていない方が多いかもしれない。

つまり、仕事でも、プライベートでも、やりたくないことを明確化し、条件に合わない場合には、断ることは、生産性を高める。

やりたくないことは、モチベーションが低く、そうなると、生産性は高まらない。

だから、やりたくないことを断る。

そして、生産性の高まることのみを実践できれば、おのずと生産性は高くなるのだ。

例えば、私は、やりたくない仕事、明らかに生産性が低い仕事は、受けない。

理由は上記の通りだし、自分の時間をより有意義に使いたいからだ。

そして、そのようにするためには、次が重要。

4 何事も目的、理念、目標を明確化し、それに照らして判断し、行動する

この目的、理念、目標などが明確になっていないと、判断、行動の基準が不明確になる。

そして、それらが不明確だと、何でも引き受けてしまうが、結果的に、やりたくないこと、実現したくないことであることが舞い込むケースも増える。

逆に、それらが明確な場合には、判断、行動も慎重になるだろうし、そうすれば、生産性の低い、不満足な結果、成果を残す可能性が低くなるだろう。

私も至らない点はまだまだあると思うが、何らかの形で、クライアント、社会に貢献できる成果、結果を残し続けたいし、そのために、生産性向上に努めたい。

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