決算を誤らないようにするための金平先生の経理の工夫 決算 確定申告 会計 経理 補助簿

私は、ミスを防ぎ、決算時に慌ただしくならないために、経理や、クライアントの帳簿を確認する時には、会計帳簿上、工夫している。

まら、決算を誤らないためではなく、クライアントにとって重要な会計データを正しく認識頂くためにも、同じことをしている。

それは、会計帳簿上、補助科目を有効に活用していることである。

ちなみに、補助科目とは、主要科目に対してぶら下げる補助的な科目である。

例えば、買掛金があるとすると、取引先の名称で、補助科目をぶら下げて、補助科目ごとに処理を行うといった感じ。

または、飲食店の仕入高であれば、食品、飲料、その他といったイメージで分けることで、試算表上、仕入高の内訳について、大まかに分かるように分けるといった感じ。

こうのような補助科目を上手に活用できれば、決算を誤るリスクは低減できるし、決算も楽になるし。

いや逆だ。

楽になるということは、誤るリスクを軽減するということだろう。

また、補助科目を使うことで、経営上、主要なデータをより見やすく表示することもでき、見やすいデータは、経営分析を容易にしてくれて、より情報価値を高めてくれることになる。

例えば、個人事業の方であれば、家事関連費については、決算時に、事業分と家事分を按分されるだろう。

つまり、例えば、携帯電話は、個人的にも半分くらい使うから、決算時に、半分を、経費から除外して店主貸に振り替えるといった処理だ。

この場合、通常、携帯電話料金は、通信費、という科目で処理されていると思うが、通信費の中には、例えば、固定電話料金、インターネット料金、郵送料等、様々な種類の通信費が含まれることになるが、通信費という主要科目に補助科目をぶら下げることがなければ、全ての通信費がごちゃまぜで通信費という科目の元帳に計上されることになる。

そして、携帯電話料金だけをごりごりと集計するステップが必要になる。

他方、通信費という科目に、各種補助科目をぶら下げておいて、その補助科目を活用して日ごと会計処理をしていれば、決算時には、そのうち、携帯電話料金という補助科目の元帳を閲覧すれば、会計ソフトが自動的に集計してくれおり、携帯電話料金を探す、集計するという手間がなくなることなる。

ちなみに、家事関連費は、他にもあるし、タダでさえ、忙しい決算時に、複数の家事関連費について、いちいち手探り、手集計で、計算していては、誤るリスクは増大するし、面倒だから決算に対するモチベーションが下がる要因になると、私は思う。

そうであるならば、日頃から、決算を見越して、決算を楽に、簡単にするための工夫として、補助科目を有効活用することが賢い人間の選択だと思うは私だけだろうか。

ちなみに、私の場合、クライアントの帳簿を作成するときには、必ず決算時に調整が必要となる科目、または、法人税の申告上、必要になるデータを得るために、様々な補助科目を設定する。

また、そのクライアントの経営上、主要なデータとなるものを得るためにも、補助科目を設定することがある。

例えば、弊所には、美容室のクライアントが多いが、彼らの業種において最も大切なデータの一つは、美容材料の仕入である。

これについては、美容材料を仕入れた際には、弊所では、消耗品費、という科目を活用している。

しかし、消耗品費には、その他、トイレ用品や、洗剤等といった消耗品費も計上される。

そのため、必ず、美容材料、という補助科目を設定して、月次で集計して、売上に対する美容材料費をお見せして管理して頂くようにしている。

さらには、法人税の申告においては、例えば、中小企業の場合、青色申告で、30万円未満の減価償却資産は、購入し、事業供用年度に、減価償却をせずに、一括で損金処理をできるが、そのためには、そのための明細を作成する必要があるが、その対象になる金額を区分するために、やはり、消耗品費の中に、少額減価償却資産、という補助科目を設定している。

なぜなら、決算時には、どうせ、必ず、その金額を集計して、申告書の明細を作成し、金額が一致することを確認しなければならないからである。

経理というのは、決算、申告のためにしなければならない側面もある。

つまり、決算、申告のための経理であり、経理のゴールは、決算、申告である。

目標が、決算、申告であるならば、目標に有効な経理をすることが必要だろう。

経営に役立つ決算という目標においても、経理は同じ関係性だ。

決算書は重要なところを見ればいい。

そして、重要なところをみるためには、そのデータを月次試算表レベルで認識できるように工夫し、指導することが会計事務所には必要だと思う。

また、管理があってこそ、ミスというは減るものだと思う。

いかがだろうか？

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