マイナンバー管理 その2というお話

今回は、マイナンバー管理　その２というお話。

前回は、マイナンバー管理の全体像について解説したが、今回は、もう少し具体的な管理について解説したい。

まず、マイナンバーを、どのように管理していくのかという方針を決めることが、まず重要である。

つまり、マイナンバーを、紙で記録して管理していくのか？それとも、パソコン上のデータとして管理していくのか？である。

なぜなら、紙、か、データ、かによって、管理の方法や手間は全然違うからである。

そもそも、紙かデータかのいずれかにかかわらず、マイナンバーは、他人に漏れないように管理しなければならない。

また、その事業者が、ある人のマイナンバーを以後利用することが無くなった場合には、適時に、破棄しなければならない。

例えば、給与関係の手続のために使っていたマイナンバーについて、その従業員が退社した場合、以後、そのマイナンバーは利用しないことから、速やかに破棄、削除しなければならない。

そのような前提の上で、紙で管理する場合。

まず、他人の目に触れないように、マイナンバーの管理のためのファイル等を準備することが必要になる。

また、利用したり、管理する時以外は、施錠可能な棚等に、施錠して、マイナンバーを扱える人以外の目に触れることができないように対策を講じる必要がある。

さらに、紙で保管していたマイナンバー関係の書類を破棄するには、シュレッダーを掛ける等の対策が必要なため、シュレッダーを用意することも必要となる。

加えて、マイナンバーを管理するということは、取得したり、破棄する場合には、誰が、いつ、だれから、どのように、マイナンバーを取得し、破棄したのか、ということについて、管理表のようなもので記録を付けて、管理することも含まれることから、そのための管理表を準備し、また、その管理表を運用しなければならないことになる。

より具体的には、日本法令さんが、このようなパックを販売しており、利用方法が解説されているが、その解説画面を見て入れただければ、何をしなければならないのかが、より分かりやすいと思う。

マイナンバー取得・保管セットの使い方の動画を公開！

以上、これまでが、紙で管理する場合。

ただ、いかがだろうか？

紙で管理することは、いかに手間とコストを要することか、お分かりいただけただろうか？

正直、個人的には、紙で管理することは、手間とコスト考えると正直お勧めできない。

また、一方で、データで保管するにしても、例えば、エクセルで管理表を使って管理するにしても、やはり、そのファイルにパスワードを設置したり、管理表は、別途、作成したりしなければならず、やはり、相変わらず面倒である。

ちなみに、業種柄、弊所でもマイナンバーの管理をする必要があって、施錠可能なロッカーの購入等もしているが、マイナンバーの管理は、紙ではしない。

また、データで管理するが、自社作成のエクセルデータでも管理しない。

当然、マイナンバー管理のための、ソフト、と使う。

その理由は以下の通りだ。

まず、紙で管理する手間とコストの方が、総合的に嵩むから。