今回は、マイナンバー管理 その１ というお話。
マイナンバー、別称、個人番号。
マスコミでも騒がれているので、関心が高い事項の一つだろう。
そこで、マイナンバーの管理について、何度かに渡り、簡単に説明したい。
なお、詳細な説明や、趣旨等については、国税庁等のＨＰを参照して頂いた方が、確実なので、重要なポイントに絞って解説したい。
まず、今後、事業者、法人は、年末調整等に際して、従業員のマイナンバーを取得して、利用することになる。
そして、事業者等は、この取得したマイナンバーを厳重に管理することが、求められている。
ここで、管理、とはどういうことかというと、以下の通りである。
まず、取得したマイナンバーについて、外部に漏らさない、利用できる者以外の者に扱わせない、ようにしなければならないということである。
そのため、まずは、物理的な管理として、以下ようなことが対策として考えられる。
・事業所のセキュリティーを高める
・マイナンバーに関する書類は、他の書類とは区分して保管し、施錠して管理する
・パソコンにウイルスソフトを入れる
・マイナンバーを扱う場合には、利用できる者以外の者が見えないような場所で取り扱わさせる（例：別室で作業等）
その他・・・
また、組織的な管理としては、扱える者の限定、と、その扱える者が扱いについて管理する管理者を設けて、管理させる、ということである。
さらに、利用しないこととなったマイナンバーは、速やかに削除する、ということも求められている。
大まかなイメージは、お持ち頂けただろうか？
イメージはこんな感じ
物理的、組織的な管理体制の整備
↓
その運用
↓
その運用状況の監督
より具体的には
取得
↓
利用・提供
↓
破棄
そして、ポイントは、いかに、運用状況を管理、監督するかということだと思う。
つまり、誰が、いつ、誰のマイナンバーを取得して、利用・提供して、破棄したのか、という管理を記録として残し、管理者が、ルール通りに運用されていることを確認、監督、管理して、誤りがあれば、修正するというサイクルを回さなければならないということになる。
そのため、特に、運用状況の記録の管理、については、是非、今からご検討頂きたい。
ご不明点は、ご相談ください。
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税理士・公認会計士
金平 剛
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