経理を楽にする工夫2 経理 会計 記帳 税務 会計士 税理士 富山

今回は、経理を楽にする工夫シリーズの第2弾です。

経理って面倒だなと思われている方にとって、少しでも楽になったと思って頂けるきっかけとなれば幸いです。

第2弾としてお伝えしたいことは、経理を楽にする機能がついている会計ソフトを使うことです。

皆さんのお仕事においては、色々な業務ソフトや、あるいは、工具や道具があると思います。

そして、それらには、価格の高低もあれば、使いやすさに差があるものもあります。

おそらく皆さんの業界においてもいえることは、高いものが、必ずしもいいもの、使いやすいものとは限らない、ということではないでしょうか？

そして、これは、経理において欠かせない会計ソフトにおいても同様です。

会計ソフトも有名なものでも今では10種類くらいはあると思います。

当然、同じ会計ソフトなので、最終的に作成した帳票については、デザイン等で多少は差異があっても、必要な要件を具備したものを作成してくれることは、共通しています。

例えば、決算書や月次試算表、仕訳帳、総勘定元帳、といったものは、どのソフトを利用しても、同じように会計処理をすれば、内容的には同じものができます。

しかし、問題は、そのソフトが経理を楽にする機能がついているかどうか、という点では、会計ソフトによって、差異が生じると思います。

また、専門的には、いわゆるインターフェースというべきか、操作画面がユーザーにとって優しいかどうかという点も、会計ソフトによって差異が生じる点です。

私は、開業に際して、メジャーな会計ソフトのメーカーにいくつか問い合わせを行い、操作性を確認した結果、個人的に、経理を楽にしてくれると思った、今、利用しているソフトを選びました。

一方、有名なソフトでも、操作性が悪く、絶対使いたくないソフトもありました。

私が思うに、経理を楽にするソフトであることの条件は、いくつもあると思いますが、個人的に欠かせないのは、

・連続入力を助ける機能

・同類取引を記憶しておける機能

だと思います。

連続入力を助ける機能というのは、同じ取引内容について、日付と金額以外の項目について、容易にコピーしてくれる機能です。

例えば、現金売上が生じる事業においては、毎日、必ず、現金売上の会計処理を起こすことになると思いますが、月次で一括して一か月分の処理を行うときに、基礎資料を見ながら、日付と金額以外の項目については、会計ソフトのコピー機能に任せ、1日から月末まで、日付と金額のみを、連続的に入力していくことです。

より具体的には、現金売上の場合、

○月○日　現金　100　/　売上高　100　摘要欄：本日現金売上

といった仕訳を起こすことになると思いますが、私が使っているソフトは、パソコンのキーボードの、タブキー、を押すことで、前の行にある仕訳をコピーする機能があり、それを行うことで、日付と金額以外は、自動的にコピーされて仕訳が起こされるようになっています。

つまり、上記の具体例の場合でいうと、上記のような処理を行った後に、タブキーを押すと、借方：現金　貸方：売上高　摘要欄：本日現金売上

この3点が完全にコピーされ、あとは、日付と、その日のあるべき金額を入力することで、連続入力を楽にするように助けてくれます。

この機能があることで、日付と金額だけが異なる全く同じタイプの仕訳は、タブキーとテンキーのみで完結することになり、非常に楽です。

そして、この機能を最大限有効活用しようと思うと、鋭い方はお分かりのように、全く同じ仕訳を起こすことになる取引の資料を集めることで、やはり、楽に処理をすることが出来ます。

例えば、毎日同じスーパーで現金で同じものを購入する場合、そのレシートは、他のレシートとは分けて管理しておくことで、先ほどと同様、タブキーを活用することで、連続入力で処理することができます。

経理の煩雑にする要因の中の大きなものの一つとしては、摘要欄の入力だと、私は思います。

この摘要欄の入力を、いかに避けることができるか、それは、それを助けるためのソフトの機能を活用することだと思います。

しかし、そのような機能がついていないソフトを利用していては、いつまで経っても経理を楽にすることはできません。

同類取引を記憶しておける機能についても同様で、日付と金額以外は同じ取引については、記憶させ、必要な時に呼び出し、日付と金額だけを入れられるようになれば、キーボード入力が遅くて苦手な方においても、経理を楽にするための手段となるでしょう。

経理を楽にする機能というのは、人それぞれだと思いますが、私が、操作性やインタフェースがよろしくなく、絶対使いたいとは思えないソフトを利用されている方も世の中には多いと思うと、気の毒というか、そのソフトではなく私がいいと思っているこのソフトには、このような便利な機能があって、あなたの面倒な経理を楽にしてくれる手助けになると思いますよ、と伝えたいです。

高いソフトを買えばいいというものはなく、経理を楽にする機能がついているかどうかというのは、重要な要素だと思います。

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