この書籍は、随分以前に購入したが、先日、東京出張の際に改めて読んで改めていいなと思ったのご紹介したい。
その他、このシリーズは個人的にはお気に入りで何冊か持っているが、この段取りもなかなかいいことが書いてあって参考にしたいと思った点が多かった。
トヨタといえばメーカーであることから、何かを製造していないとこの本でいう段取りは活かせないのかというとそういうわけではない。
例えば、私の用に、メインとして、事務関係を扱うオフィスワーカーでも活用できるし、そのような人が理解できるように分かりやすく解説されている。
中でも個人的に再確認したことや、いいなと思ったことをいくつか書きたい。
・目的の明確化の重要性
仕事においては、同僚間、また、お客さんとの間、取引先との間で、様々な依頼やコミュニケーションが図られ、実際に仕事がなされると思うが、その際に大切なことは、相互にその仕事の目的を明確化することである。
例えば、月次の経営結果の報告の資料を作成してほしい、という依頼についても、その資料をどういう目的で、誰が、どのように利用するかによって、作成物であるアウトプットに対する品質には差異が生じるし、当然、それによって費やす時間も異なってくる。
つまり、例えば、ある会社において、経理部長が、役員会議で報告するための資料であれば、役員でも会計のことが分かりやすいように、グラフ等を交えて凝ったつくりにすることが求められる一方、会計や経営数値全般を最も良く理解している経理部長自身が確認する目的の資料であれば前者に比べより簡素なものでよく、資料一つにしても利用目的によって、アウトプットに求められる品質、さらには、それに費やす時間は、大きく異なってくる。
依頼をするほうも、また、依頼を受ける方も、その依頼事項の目的を明確にすることは重要である。
・期限近くに仕事を行うことも重要な場合がある(期限より随分前に仕事をしない)
これは意外かもしれないが、確かにそうだなと思うこともあり、私も時に採用している。
つまり、この内容の主たる趣旨は、仕事の重複を避けるために、期限近くに仕事を行うということである。
例えば、私の仕事の場合、人によっては、会計データの確認を依頼された後に連絡があって、入力もれがあったと報告される方がいる。
この場合、その報告前に、確認作業を行ってしまうと、どこまで確認したのかは定かではなく、報告後、再入力の後に、改めて確認をすると、部分的に、確認の重複が生じることになるが、私の確認期限直前に確認をするように心掛ければ、先方からの修正の報告の後に最初の確認ができる可能性が高まり、重複を避けられる可能性が高まるということである。
または、事前に確認して、訪問して、大量の質問をする際にも、訪問して質問する日よりも随分先に確認して質問事項を考えてメモをしていたとしても、人間の記憶は忘れるものであって、自分が作成した質問事項の趣旨や目的を思い出すことに時間を要することもあるが、それが、訪問前のタイムリーな時期に確認をして、質問事項を作成すれば、そのような思い出すための時間を省略できる可能性が高まるということになる。
つまり、仕事というのは、早ければ早い方がいいというわけではなく、時と場合によっては、タイムリーな時期に実行することが、仕事の重複等、無駄を省けるということである。
その他、参考になることはほかにも沢山かいてあるし、参考になることは、誰が、どのタイミングで読むかによってもことなるだろう。
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